第15回・社会の常識編（５）

実は誰も教えてくれないかもしれない社会のマナー・オフィス編（その２）

みなさん、こんにちは。

いつも『一般常識のＫＥＹ』を読んでくださってありがとうございます。

就職活動中のみなさんの多くが「苦手だな」と感じていらっしゃる一般常識に関して『言葉遣い』などの常識と『社会生活』での常識の２つの側面から、毎回１つのテーマでお伝えしております。

本日のテーマは『ビジネスでの電話マナー』についてです。

みなさんは普段、自分のスマートフォンや携帯電話を使用することが多く、周りのご家族や友人も、携帯電話を１人につき１台持っている方が多いと思います。用事があって、Ｅメールではなく電話したい場合には、直接本人の携帯電話に気軽に掛けますよね。

そうすると電話に出る時も、携帯電話のアドレス帳に登録している人からの電話であれば、誰から掛かってきたかが出る前にわかるので、普段あまり意識せずに気軽に電話にも出ていると思います。

このように、親しい間柄なら、あまり細かいことを気にせず電話を掛けたり、受けたりすると思いますが、就職活動を始めビジネスの場においては、電話を掛けるタイミングや、気遣いのマナーが大切になります。

ここで、次の例題を考えてみてください。

もし、目的の駅までそれほど時間が掛からないのであれば、②が最も適切なのではないでしょうか。

降りる駅まで時間が掛かりそうだったら①も考えられます。ただし、プラットホームは電車の騒音が予想されますので、少しでも静かに掛けられる場所を探してみましょう。

要するに、携帯電話で外出先から掛けなければいけない状況であれば、「電話する環境をなるべく整える」ように心がけましょう。

③も一見、悪くないように感じます。

ただ、たとえ留守番電話のメッセージに「再度こちらから電話します」とあったとはいえ、用件を聞くと「明日の最終出欠確認」です。緊急度からいうとあなたの方からも連絡を入れるように努力してもいいかもしれません。もしかすると掛かってくるのを待っていて、また電車内で着信があったら出られませんよね。

こちらから掛けなおす場合、会社の固定電話に掛けることが多くなるでしょうから、話したい相手が直接電話に出るとは限りません。電話の取次ぎを依頼しなければならないことも出てきます。この点１つ取っても携帯電話にはない電話のスキル、マナーが必要になってくるということがわかりますね。

電話はその時の状況判断を必要とする場面が非常に多いものです。また今後、電話のマナーについてはテーマを設けてお伝えしたいと思います。

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